Plan naprawczy- czyli jak usprawnić to, co szwankuje.

Ten post miał wyglądać zupełnie inaczej, ale w związku z pewnymi okolicznościami i wydarzeniami, które się mają wydarzyć (niedługo Dzień Kobiet), postanowiłam go troszkę zmodyfikować. Ale o tym na końcu wpisu.
Dzisiaj opowiem, co zauważyłam po pierwszym pół roku prowadzenia jednoosobowej firmy. Już na samym początku popełniłam kilka błędów, które na dzień dzisiejszy już udało mi się naprawić, ale w dalszym ciągu wymagają sporej uwagi i doskonalenia. To, z czym się borykałam, to w dużej mierze problemy większości młodych biznesów. Zacznijmy po kolei.  

•       Problem z brakiem czasu

Znając Olę Budzyńską, czyli Panią Swojego Czasu (o której jeszcze będę mówić wielokrotnie), pewnie w tym momencie dostałabym kopniaka. Jak mówi Ola, taki stan nie istnieje. Natomiast to, co jest problemem, to zorganizowanie się w odpowiedni sposób.  Postanowiłam dokładnie zanalizować czas, który poświęcam na pracę, nie wliczając w to prac domowych. Okazało się, że zdarzały mi się tygodnie gdzie pracowałam na niecałe „pół etatu”. Zdarzało się to najczęściej wtedy, gdy mój mąż ruszał w kilkudniowe delegacje. Stąd też w niektórych momentach, jak to mówi przysłowie, jaka praca taka płaca- zyski spadały. W związku z tym postanowiłam nauczyć się lepiej organizować i planować z wyprzedzeniem zadania na dany tydzień, te dzielić na poszczególne dni i planować długoterminowo jak chcę, by rozwijała się firma. Jakie kolejne ważne zadania przybliżą mnie do realizacji celów, które sobie postawiłam.  W dalszym ciągu problemem było zwiększenie ilości godzin pracy. Przerażał mnie sam fakt, że będąc czasem sama z dziećmi, zbyt dużo czasu na pracę nie pozostaje.

•       Kolejka zleceń a realizacja celów

Drugi problem bardzo ważny to ten, że wykonywałam głownie pracę związaną z realizacją kolejki zleceń indywidualnych. Taki system nie przybliżał mnie do realizacji jednego z głównych celów- stworzenie katalogu produktów bazowych, bo realizowałam wyłącznie zamówienia.

• Chaos na blogu, w mediach społecznościowych i problem z instalacją sklepu internetowego.

Poprzednie problemy przyczyniły się do bałaganu na stronach w social mediach. Przez ponad 1,5 miesiąca stawiałam nowy sklep internetowy. Musiałam zapoznać się z platformą sklepową sama i błądziłam po omacku jak dziecko we mgle przez 3 tygodnie.

•        Ja szef + ja mama= wielkie zmęczenie

 W tym wszystkim zapomniałam o sobie, co przerodziło się w niewyspanie, zmęczenie, problemy z niewypoczętym kręgosłupem.

Postanowiłam więc wdrożyć natychmiast plan naprawczy, by mieć czas na realizację celów, ale też na odpoczynek, by zająć się sobą i nie pracować w weekendy.

• Najpierw przyjrzałam się dokładnie swojej firmie, na jakim etapie jestem. Ustaliłam jakie są moje priorytety, czyli co chcę osiągnąć w najbliższym miesiącu, za trzy miesiące i za rok. Wyobraziłam sobie moją firmę za rok czasu i zastanowiłam, jakie zadania przybliżą mnie do tego stanu. Zadania podzieliłam racjonalnie, bez gonienia z wywieszonym jęzorem.
• Codziennie rano i wieczorem robię plan rzeczy do zrobienia na następny dzień. Biorę pod uwagę to, co jest najważniejsze i z listy wybieram trzy priorytety. Wśród nich jest minimum jeden, który przybliża mnie do realizacji celów w danym miesiącu oraz jest tam też Żaba. Wielka oślizgła ropucha, którą zajmuję się w pierwszej kolejności. Nie, nie zwariowałam. Żaba- to jak pisze Brian Tracy w książce „Zjedz tę żabę”, jedno z zadań, do którego mamy wstręt, które jest trudne i odkładamy jego realizację. Wtedy mamy tendencję do zwlekania (a żaba dalej siedzi na naszym biurku i rechocze). Zjedzenie żaby, o czym sama się niejednokrotnie przekonałam, daje wiele satysfakcji, bo często to zadanie trudne. Samo wykonanie daje mam informacje zwrotną, że potrafimy coś nowego. Ułatwia też budowanie zdrowych nawyków. O tym często wspomina Pani Swojego Czasu. Motywacja to nawyk, musimy go wypracować. Im częściej będziemy zjadać żabę, tym mniej będzie straszna i tym łatwiej będzie nam mierzyć się z nowymi zadaniami. Praca stanie się dla nas przyjemniejsza i będziemy bardziej efektywni.
• Dobra organizacja czasu, to coś, czego nauczyły mnie kursy Oli. Pokazuje w nich kiedy go marnujemy, jak czasem bezsensownie układamy dzień. Robimy wielką listę rzeczy do wykonania, gdzie 80% mało istotnych nadaje się na dzień dobry do wyrzucenia i tracimy na to masę energii, a potem dopada nas mega zmęczenie. Rozplanowałam dzień między dom, dzieci i pracę w firmie. Pracę w firmie podzieliłam na bloki czasowe. Pierwsze półtorej godziny poświęcam na najtrudniejsze zadanie (żabę), a potem robię kolejne. Zawsze planuję tak, by każdego dnia mieć czas na kolekcję bazową (jednego dnia wycinam maskotki, innego zszywam łapki itd.). Rzecz jasna, realizuję też zamówienia, ale nie tylko i wyłącznie, tak jak to robiłam poprzednio.
• W firmie jest dużo pracy. Mając jednoosobową działalność tak naprawdę łączy się kilka etatów. Muszę codziennie zaglądać na stronę sklepu, wrzucać posty na bloga, na facebooka, wypisywać faktury, realizować zamówienia i tworzyć nowe produkty. Wyznaczyłam więc czas oraz dni na wszystkie te czynności. Niektóre wymagają codziennej uwagi, inne rzadziej. Przykładowo, sklep sprawdzam trzy razy dziennie, staram się wrzucać codziennie post na fb oraz piszę min 3 posty blogowe na miesiąc. Jeden dzień przeznaczam na zdjęcia. Planuję z umiarem. Biorę pod uwagę możliwe okoliczności niesprzyjające pracy (mąż w delegacji, dzieci chore w domu a nie w przedszkolu czy szkole). Nie planuję zrobienia dziennie 5 dużych zadań, zajmujących 10h jeśli mam np. tylko 5h. Jeśli mam duże zadanie, rozkładam je w czasie. To wszystko wdrażałam powoli, stopniowo.
• Poradziłam sobie z chaosem w Internecie. Jeśli masz taką możliwość- zleć komuś. Tego też nauczyła mnie Ola Budzyńska. Mamy tendencję do brania zbyt wielu zadań na siebie, bo nie chcemy się przyznać, ze potrzebujemy pomocy, albo udajemy, że jesteśmy takie zaradne. Nie o to chodzi. Jeśli jest coś, co wiemy, że z powodzeniem może ktoś zrobić za nas, zlećmy to. By wreszcie dokończyć stronę sklepu, poprosiłam koleżankę, która już kiedyś pomagała mi to robić i wprowadziła produkty. Zaoszczędziłam przy tym masę czasu i strona od kilku miesięcy działa i ma już ponad 70 rodzajów produktów.
• By uporządkować blok, piszę posty w kilku tematykach: DIY (już jeden na blogu jest), nowości u mnie, pamiętnik start-upu, porady i opisy (czyli będzie o tkaninach, o tym co warto mieć w wyprawce lub szafie), polecane strony (jak akcje, o których pisałam) i blogi, a także Pidida od kuchni.  Dzięki Karolinie z blogu Karografia na nowo polubiłam Bloggera i widzę, jak można go fajnie upiększyć- znów zaoszczędziłam czas i nie przeniosłam bloga na WordPress. Facebook i Instagram są lustrem monitorującym na bieżąco to, co robię. Tam pojawiają się wszystkie nowości.
• Rozplanowałam tydzień na stałe w taki sposób, by mieć minimum 1 dzień wolny od pracy (sobota lub niedziela),  a w tygodniu dodatkowo jeden wieczór dla siebie (dalej pracuję też wieczorami). Wtedy mam czas, by wyjść z domu, do kina, czas na wyjazd rodzinny albo po prostu na książkę.
• Dwa razy w tygodniu wygospodarowuję pół godzinki na relaks (długa kąpiel, malowanie paznokci, maseczki itd.)
•  Raz w tygodniu poświęcam czas na hobby oraz staram się wdrożyć aktywność fizyczną. Z tym zadaniem na razie najtrudniej, bo moja najmłodsza jeszcze nie do koca potrafi jeździć na rowerze czy hulajnodze. Ale chodzimy razem na godzinne spacerki. Zaczynam ćwiczyć wieczorem!

Aby trzymać się wszystkich postanowień, napisałam kontrakt sama ze sobą i trzymam się go. Tutaj znajdziesz PDF do ściągnięcia, możesz go wydrukować i uzupełnić zgodnie z tym, jak chcesz, by wyglądał. Niech Ci pomoże realizować cele. Jeśli masz też inne pomysły, zachęcam Cię do stworzenia własnego kontraktu.

Nawiązując do Dnia Kobiet, niech to będzie moment, w którym przestaniesz gonić czas i zaczniesz dobrze planować. Tego dnia rusza przedsprzedaż książki Pani Swojego Czasu. Ja czekam na nią z niecierpliwością i to będzie dla mnie świetny prezent. Zdecydowanie wolę książkę od kwiatków. Link do strony książki jest tutaj. Polecam ją z pełnym przekonaniem, że Tobie też pomoże.
Jeśli tak jak ja, prowadzisz firmę, napisz w komentarzu, co sprawia Ci największy problem. Pozdrawiam Cię.
Karolina

Czytaj więcej »

Pracownia na poddaszu

NOWY ROK 2017  nastał.
Nowe wyzwania, nowe plany, nowe pomysły... ale.
Jak to chyba każdemu przychodzi, z nowym rokiem każdy ma jakieś postanowienia. Ja tym razem postanowienia zmieniam na działanie.

Postanowiłam co następuje i już praktykuję- PORZĄDKI SYSTEMATYCZNE. I to jest główne moje założenie, które musi w tym roku stać się nawykiem. Koniec wymówek "bo już północ wybiła", "rano to zrobię", "Boszzzz tyle roboty, nie wyrobię się, jak będę sprzątać. Po pracy!"

W związku z tym, zaczęłam od uporządkowania pracowni. Jeszcze się nią nigdy nie chwaliłam, bo odwiecznie rozgardiasz. Gdy zamówienia w toku, to i wszystko wszędzie. Na stole leży rozpoczęty misiek, gdzieś w pudle roboczym skrojony kocyk. Nici nie poodkładane na miejsce. Jedyne co znika co rano, to kłaczki po cięciu tkanin i zawsze mam czystą podłogę. A potem jeszcze w pośpiechu coś gdzieś odkładam i nie wiem gdzie. Zrobiłam więc totalne zimowo-noworoczne sprzątanko i teraz się chwalę. Moja pracownia wygląda tak. Znajduje się na strychu mojego domu. Została w pełni przygotowana do tego, bym mogła się tam gościć, kiedy chcę i ja długo chcę (mam grzejniczek też, przydatny zwłaszcza teraz).

Jak widzicie, po prawej są moje maszyny- owerlok, maszyna do szycia i hafciarka. Każda ma swoje miejsce.

Dla niewtajemniczonych, ta maszyna ogromna pierwsza od prawej, to właśnie hafciarka, na której robią się buźki Pididziaków i imiona Waszych maluchów na kocykach. A obok stoją pudełka ze szpulkami nici.

Mam jeszcze trochę miejsca po drugiej stronie schodów strychowych. Tam stoi stół, na którym mogę wykrawać i mierzyć, i deska do prasowania z żelazkiem. W kąciku, widać jeszcze lampy, których używam, gdy robię zdjęcia. No i jak pewnie zauważyliście, specjalnie wykułam okno, by mieć więcej światła (na dachu jest blacha, więc nie było mowy o oknie dachowym)

I jak wam się podoba? Bardzo ją lubię. To co można uznać za jej zalety to:

- przestrzeń-  gdy jeszcze nie miałam firmy, szyłam w kuchni na stole. Codziennie wyciągałam i chowałam maszynę i materiały. Tak właściwie nie miałam się gdzie  z nimi podziać. Teraz nie muszę już nigdzie z maszynami wędrować.

- kryjówka- śmieję się, że to taka moja samotnia. Zaszywam się i przez chwilę mam święty spokój (nawet jeśli ta chwila trwa 10min, bo znów któreś z dzieci mnie woła- ale wtedy jest tata)

- magazyn-  mam gdzie trzymać materiały. Wcześniej regały stały na korytarzu w mieszkaniu. Niekoniecznie były elementem ozdobnym (zdecydowanie wolę obrazki)

Wady posiadania pracowni na strychu:

- schody- nie bardzo było jak pociągnąć schody na kolejne piętro, więc zostały strychowe. Efekt po kilku miesiącach jest taki, że popsuł się zamek otwierający właz. Chyba nikt nie przewidział, że można go otwierać po kilka (naście?) razy dziennie. Wnoszenie różnych rzeczy już w tej chwili nie sprawia mi kłopotów, ale na początku było problematyczne

- chłodek- w okresie zimowym temperatura spada. Muszę najpierw nagrzać, zanim zacznę pracę. 

- skosy- ograniczają możliwość postawienia większej ilości regałów, dlatego część materiałów trzymam w pudłach plastikowych.

Mimo różnych wad i zalet, taka strychopracownia ma jedną zaletę niepodważalną - JEST. 

Dajcie znać jak wam się podoba. A może macie swoją? Pochwalcie się w komentarzu.

Czytaj więcej »

Pamiętnik StartUpu- część I

Postanowiłam podzielić się z Tobą tym, czym zajmuję się na co dzień, czyli prowadzeniem firmy. To o czym będę pisać w serii tych postów blogowych, to moje przemyślenia dotyczące działalności gospodarczej i wrażenia "od kuchni".

    

Jeśli czytałaś stronę o mnie, to wiesz, że wcześniej, zanim powstała Pidida, zajmowałam się czymś innym. A Pidida powstała z hobby. 

Moja firma, jako jedyne zajęcie  działa od czerwca. I właściwie od czerwca mogę się pochwalić, że jestem panią prezes (hi hi!!), szefową, czy jak tam jeszcze mnie nie nazwać, własnego biznesu. 

Muszę być wielofunkcyjna, bo jak to bywa w startupach, zarazem zarządzam, dbam o PR, zamówienia, zakup materiałów, ogarniam internet no i rzecz jasna jestem też osobą z produkcji. Ciężko to wszystko razem pogodzić, ale na początku tak jest. Nie jest łatwo i praca wymaga poświęcenia praktycznie każdej wolnej chwili. Trzeba się wiele samemu nauczyć, metodą prób i błędów, ale też czytając fachową literaturę lub robiąc kursy (na to warto, mimo wszystko, trochę czasu wygospodarować). 

Dziś przedstawię Ci początki zakładania firmy. Jak wyglądał sam proces, czy szukałam dodatkowych funduszy na start i co się działo w  pierwszych miesiącach.

1. ŻEGNAMY ETACIK I CO DALEJ?

Gdy wiedziałam, że pożegnam się ze swoim dotychczasowym pracodawcą, miałam już w głowie plan na firmę. Nie zaczynałam totalnie od zera, ponieważ zdążyłam się rozgościć w mediach społecznościowych i pokazać kim jestem. Nazwa powstała na samym początku, gdy szyłam pierwsze zabawki dla dzieci, a logo troszkę później. Pokazywałam na swojej FP to, co tworzyłam dla znajomych. Już wtedy budowałam wizerunek marki, charakterystyczne buźki zwierzaków i mój znak rozpoznawczy, miętowy królik. W okresie wypowiedzenia dopytywałam o możliwości dofinansowania na rozpoczęcie działalności. Sprawdzałam jak dobrze zacząć, by mieć zaplecze, tj. fundusze na sprzęt (choć część maszyn już miałam) i surowiec.

2. DOFINANSOWANIE Z URZĘDU PRACY.

Warunek konieczny- trzeba być osobą bezrobotną. Bez tego nie ma szans na dofinansowanie na rozpoczęcie działalności. W każdym mieście Urząd Pracy określa rodzaj potrzebnej dokumentacji i obostrzenia, a także kwotę dofinansowania. U mnie, jak się okazało największym problemem mogła być różnica między wykształceniem a rodzajem planowanej działalności. Jednakże mój doradca klienta, do którego wybrałam się z kilkoma produktami i próbkami własnych tkanin, zaproponował, bym stworzyła portfolio. Miałam wiele wykonanych produktów i ogrom zdjęć. Wydrukowałam więc je i opisałam, by pokazać, ze mój biznes jest wart uwagi i posiadam odpowiednie umiejętności. Udało mi się dostać dotację, jednakże cały proces od rejestracji jako bezrobotna, poprzez weryfikację dokumentów oraz czas pomiędzy akceptacją podania i podpisaniem umowy trwał od początku lutego do końca maja. Firma ruszyła 2 czerwca, a czas na bezrobociu trwał więc prawie 4 miesiące. Ale było warto, bo dzięki temu wreszcie mam na czym pracować (a nie dzielić się z mężem) oraz w końcu wyprodukowałam pełną gamę tkanin z moimi grafikami. Będę mogła wreszcie zrobić katalog!

3. JEST FIRMA, CO NAJPIERW? ZAMÓWIENIA CZY ORGANIZACJA?

O pierwsze zamówienia nie musiałam się martwić, bo zapytania o swoje produkty otrzymywałam już od dłuższego czasu. Część z nich to oczywiście byli moi znajomi. Bez nich ta firma nie miałaby racji bytu. Marketing szeptany jest dla mnie najlepszym z możliwych jak do tej pory. Jednakże w pierwszych miesiącach należało ogarnąć całą resztę  spraw organizacyjnych, czyli:

• dopracować stronę internetową (wizualnie stworzyłam ją wcześniej, by ułatwić sobie pracę później, ale musiałam zawrzeć umowę z firmami zajmującymi się płatnościami na stronie, przesyłką, dopracować zdjęcia i opisy, wrzucić produkty- w tym na szczęście pomagała mi koleżanka.),
• zamówić sprzęt i materiały, zgodnie z tym, co wpisałam w podaniu o dofinansowanie (a tu jak na złość w niektórych sklepach pewne produkty "wyszły" i musiałam szukać gdzie indziej, za inną cenę),
• zamówić pieczątki
• omówić z księgową najważniejsze kwestie dotyczące fakturowania, numerów PKD, zdecydować co z VATem itd.

W związku z natłokiem spraw biurowo-organizacyjnych, musiałam ograniczyć zamówienia, lub też rozciągać je w czasie. Przełożyło się to niestety na  czerwcowe zarobki, ale sprawy formalne zostały ogarnięte.

4. PIERWSZE MIESIĄCE TYLKO NA SWOIM

Stety i niestety. Pierwsze miesiące prowadzenia działalności przypadły w gorącym okresie. Gorącym, bo wakacyjnym. A w tym czasie wiadomo, dzieci są w domu (ja mam 8 latkę i 3 latkę). Nie do końca rodzina jeszcze rozumiała, że praca w domu (bo moja firma ma siedzibę w moim domu), to też jest praca. W wyznaczonych godzinach powinnam się nią zająć, jakbym normalnie wychodziła gdzieś do biura. W praktyce tak to pięknie nie wyglądało. Mąż wychodził do pracy, a ja zostawałam w domu. Dzieci w dzień chcą się bawić i iść pobrykać na dworze (co doskonale rozumiem, w końcu lato). Obiad ugotować trzeba, dom się sam nie posprząta. A jeszcze do tego dość często zostawałam sama z nimi na kilka dni, gdy mój mąż wyjeżdżał w delegacje. Starałam się ograniczać w ciągu dnia doglądania spraw firmowych (potem słuchałam- "mama ty tylko w ten telefon się gapisz"). Co mogłam załatwiałam szybko w aplikacjach. Potem odpuściłam, bo dzieci też potrzebują, by się nimi zająć. Gapienie się w ekran, gdy dziecko się chce bawić ogranicza. I tak naprawdę wcale mu wtedy czasu nie poświęcamy. Firma musiała poczekać aż dzieciaki pójdą spać albo tata wróci do domu. Generalnie często zaczynałam pracę o 21 a kończyłam o 1 w nocy. Zdarzało mi się nawet o 3, gdy gonił mnie jakiś termin. Na szczęście w momentach krytycznych mogłam liczyć na moją mamę. Mój mąż niestety też prowadzi firmę i sam goni czas. Chociaż czasami (czasami!) także stawał na wysokości zadania. Kilka razy udało mi się zostawać na weekendy samej w domu, wtedy cała trójka jechała do drugiej babci na weekend, a ja nadganiałam zaległości. Babcie, jak widać są niezastąpione!

Pierwsze miesiące, były więc walką z rozdzielaniem pracy od codziennych spraw, organizacją zadań (która leżała i kwiczała) i próbą określenia priorytetów. Na to wszystko głowa huczała od pomysłów,  przez co pojawił się u mnie efekt odkładania w czasie, czyli jak to mawia Aleksandra Budzyńska- prokrastynacja. Zaczęłam więc spisywać pomysły na kartkę. A właściwie do zeszytu. Trzech...

Pojawiły się nowe produkty, między innymi śpiworki dla przedszkolaków, pomysł, by rozszerzyć gamę artykułów o produkty dla starszych dzieci. Postanowiłam zmienić hostingi sklepu (poprzednie były zbyt drogie, by przedłużyć umowę). Efekt tego stanu rzeczy jest taki, że strona sklepu została zawieszona, bo muszę ją budować na nowo, od początku. 

I WTEDY STANĘŁAM NA ROZDROŻU

Pewne sprawy losowo chorobowe zmusiły mnie do kilku kroków

• musiałam przenieść firmę do nowej siedziby, bo zmieniłam miejsce zamieszkania ( nie ma tego złego co by na dobre nie wyszło, mam teraz piękną dużą pracownię),
• musiałam przeorganizować swój czas i nauczyć się, jak planować, by mieć go dla rodziny, na pracę i wygrzebać jeszcze coś dla siebie ( na razie idzie mi średnio, ale uczę się i staram się). Uratowały mnie kursy. Zainwestowałam we własny rozwój i zrobiłam kursy dotyczące prowadzenia bloga i facebooka Urszuli Phelep. Planowania uczę się od Pani Swojego Czasu. Wracam do tych kursów cały czas i staram się przełożyć je na efektywność, ale jeszcze wiele nauki przede mną.
• zainspirowana podpowiedziami dziewczyn z grup z kursów, zaczęłam się zastanawiać czy blog zostawić tutaj, czy przenieść go na WordPressa.

Wakacje się skończyły, a ja ucieszona, że wreszcie zaczyna się nowy rok szkolny. Starsza córka wróci do szkoły, a młodsza wreszcie idzie do przedszkola!!!

Czy było tak różowo, bo wreszcie miałam kilka dodatkowych godzin (w dzień, a nie w nocy), by zająć się pracą? Dowiesz się tego w kolejnej części Pamiętnika StartUpu. 

Jeśli jesteś tak jak ja, na początku działalności, podziel się jak to było u Ciebie i zostaw komentarz. 

Czytaj więcej »