Plan naprawczy- czyli jak usprawnić to, co szwankuje.

Ten post miał wyglądać zupełnie inaczej, ale w związku z pewnymi okolicznościami i wydarzeniami, które się mają wydarzyć (niedługo Dzień Kobiet), postanowiłam go troszkę zmodyfikować. Ale o tym na końcu wpisu.
Dzisiaj opowiem, co zauważyłam po pierwszym pół roku prowadzenia jednoosobowej firmy. Już na samym początku popełniłam kilka błędów, które na dzień dzisiejszy już udało mi się naprawić, ale w dalszym ciągu wymagają sporej uwagi i doskonalenia. To, z czym się borykałam, to w dużej mierze problemy większości młodych biznesów. Zacznijmy po kolei.  

•       Problem z brakiem czasu

Znając Olę Budzyńską, czyli Panią Swojego Czasu (o której jeszcze będę mówić wielokrotnie), pewnie w tym momencie dostałabym kopniaka. Jak mówi Ola, taki stan nie istnieje. Natomiast to, co jest problemem, to zorganizowanie się w odpowiedni sposób.  Postanowiłam dokładnie zanalizować czas, który poświęcam na pracę, nie wliczając w to prac domowych. Okazało się, że zdarzały mi się tygodnie gdzie pracowałam na niecałe „pół etatu”. Zdarzało się to najczęściej wtedy, gdy mój mąż ruszał w kilkudniowe delegacje. Stąd też w niektórych momentach, jak to mówi przysłowie, jaka praca taka płaca- zyski spadały. W związku z tym postanowiłam nauczyć się lepiej organizować i planować z wyprzedzeniem zadania na dany tydzień, te dzielić na poszczególne dni i planować długoterminowo jak chcę, by rozwijała się firma. Jakie kolejne ważne zadania przybliżą mnie do realizacji celów, które sobie postawiłam.  W dalszym ciągu problemem było zwiększenie ilości godzin pracy. Przerażał mnie sam fakt, że będąc czasem sama z dziećmi, zbyt dużo czasu na pracę nie pozostaje.

•       Kolejka zleceń a realizacja celów

Drugi problem bardzo ważny to ten, że wykonywałam głownie pracę związaną z realizacją kolejki zleceń indywidualnych. Taki system nie przybliżał mnie do realizacji jednego z głównych celów- stworzenie katalogu produktów bazowych, bo realizowałam wyłącznie zamówienia.

• Chaos na blogu, w mediach społecznościowych i problem z instalacją sklepu internetowego.

Poprzednie problemy przyczyniły się do bałaganu na stronach w social mediach. Przez ponad 1,5 miesiąca stawiałam nowy sklep internetowy. Musiałam zapoznać się z platformą sklepową sama i błądziłam po omacku jak dziecko we mgle przez 3 tygodnie.

•        Ja szef + ja mama= wielkie zmęczenie

 W tym wszystkim zapomniałam o sobie, co przerodziło się w niewyspanie, zmęczenie, problemy z niewypoczętym kręgosłupem.

Postanowiłam więc wdrożyć natychmiast plan naprawczy, by mieć czas na realizację celów, ale też na odpoczynek, by zająć się sobą i nie pracować w weekendy.

• Najpierw przyjrzałam się dokładnie swojej firmie, na jakim etapie jestem. Ustaliłam jakie są moje priorytety, czyli co chcę osiągnąć w najbliższym miesiącu, za trzy miesiące i za rok. Wyobraziłam sobie moją firmę za rok czasu i zastanowiłam, jakie zadania przybliżą mnie do tego stanu. Zadania podzieliłam racjonalnie, bez gonienia z wywieszonym jęzorem.
• Codziennie rano i wieczorem robię plan rzeczy do zrobienia na następny dzień. Biorę pod uwagę to, co jest najważniejsze i z listy wybieram trzy priorytety. Wśród nich jest minimum jeden, który przybliża mnie do realizacji celów w danym miesiącu oraz jest tam też Żaba. Wielka oślizgła ropucha, którą zajmuję się w pierwszej kolejności. Nie, nie zwariowałam. Żaba- to jak pisze Brian Tracy w książce „Zjedz tę żabę”, jedno z zadań, do którego mamy wstręt, które jest trudne i odkładamy jego realizację. Wtedy mamy tendencję do zwlekania (a żaba dalej siedzi na naszym biurku i rechocze). Zjedzenie żaby, o czym sama się niejednokrotnie przekonałam, daje wiele satysfakcji, bo często to zadanie trudne. Samo wykonanie daje mam informacje zwrotną, że potrafimy coś nowego. Ułatwia też budowanie zdrowych nawyków. O tym często wspomina Pani Swojego Czasu. Motywacja to nawyk, musimy go wypracować. Im częściej będziemy zjadać żabę, tym mniej będzie straszna i tym łatwiej będzie nam mierzyć się z nowymi zadaniami. Praca stanie się dla nas przyjemniejsza i będziemy bardziej efektywni.
• Dobra organizacja czasu, to coś, czego nauczyły mnie kursy Oli. Pokazuje w nich kiedy go marnujemy, jak czasem bezsensownie układamy dzień. Robimy wielką listę rzeczy do wykonania, gdzie 80% mało istotnych nadaje się na dzień dobry do wyrzucenia i tracimy na to masę energii, a potem dopada nas mega zmęczenie. Rozplanowałam dzień między dom, dzieci i pracę w firmie. Pracę w firmie podzieliłam na bloki czasowe. Pierwsze półtorej godziny poświęcam na najtrudniejsze zadanie (żabę), a potem robię kolejne. Zawsze planuję tak, by każdego dnia mieć czas na kolekcję bazową (jednego dnia wycinam maskotki, innego zszywam łapki itd.). Rzecz jasna, realizuję też zamówienia, ale nie tylko i wyłącznie, tak jak to robiłam poprzednio.
• W firmie jest dużo pracy. Mając jednoosobową działalność tak naprawdę łączy się kilka etatów. Muszę codziennie zaglądać na stronę sklepu, wrzucać posty na bloga, na facebooka, wypisywać faktury, realizować zamówienia i tworzyć nowe produkty. Wyznaczyłam więc czas oraz dni na wszystkie te czynności. Niektóre wymagają codziennej uwagi, inne rzadziej. Przykładowo, sklep sprawdzam trzy razy dziennie, staram się wrzucać codziennie post na fb oraz piszę min 3 posty blogowe na miesiąc. Jeden dzień przeznaczam na zdjęcia. Planuję z umiarem. Biorę pod uwagę możliwe okoliczności niesprzyjające pracy (mąż w delegacji, dzieci chore w domu a nie w przedszkolu czy szkole). Nie planuję zrobienia dziennie 5 dużych zadań, zajmujących 10h jeśli mam np. tylko 5h. Jeśli mam duże zadanie, rozkładam je w czasie. To wszystko wdrażałam powoli, stopniowo.
• Poradziłam sobie z chaosem w Internecie. Jeśli masz taką możliwość- zleć komuś. Tego też nauczyła mnie Ola Budzyńska. Mamy tendencję do brania zbyt wielu zadań na siebie, bo nie chcemy się przyznać, ze potrzebujemy pomocy, albo udajemy, że jesteśmy takie zaradne. Nie o to chodzi. Jeśli jest coś, co wiemy, że z powodzeniem może ktoś zrobić za nas, zlećmy to. By wreszcie dokończyć stronę sklepu, poprosiłam koleżankę, która już kiedyś pomagała mi to robić i wprowadziła produkty. Zaoszczędziłam przy tym masę czasu i strona od kilku miesięcy działa i ma już ponad 70 rodzajów produktów.
• By uporządkować blok, piszę posty w kilku tematykach: DIY (już jeden na blogu jest), nowości u mnie, pamiętnik start-upu, porady i opisy (czyli będzie o tkaninach, o tym co warto mieć w wyprawce lub szafie), polecane strony (jak akcje, o których pisałam) i blogi, a także Pidida od kuchni.  Dzięki Karolinie z blogu Karografia na nowo polubiłam Bloggera i widzę, jak można go fajnie upiększyć- znów zaoszczędziłam czas i nie przeniosłam bloga na WordPress. Facebook i Instagram są lustrem monitorującym na bieżąco to, co robię. Tam pojawiają się wszystkie nowości.
• Rozplanowałam tydzień na stałe w taki sposób, by mieć minimum 1 dzień wolny od pracy (sobota lub niedziela),  a w tygodniu dodatkowo jeden wieczór dla siebie (dalej pracuję też wieczorami). Wtedy mam czas, by wyjść z domu, do kina, czas na wyjazd rodzinny albo po prostu na książkę.
• Dwa razy w tygodniu wygospodarowuję pół godzinki na relaks (długa kąpiel, malowanie paznokci, maseczki itd.)
•  Raz w tygodniu poświęcam czas na hobby oraz staram się wdrożyć aktywność fizyczną. Z tym zadaniem na razie najtrudniej, bo moja najmłodsza jeszcze nie do koca potrafi jeździć na rowerze czy hulajnodze. Ale chodzimy razem na godzinne spacerki. Zaczynam ćwiczyć wieczorem!

Aby trzymać się wszystkich postanowień, napisałam kontrakt sama ze sobą i trzymam się go. Tutaj znajdziesz PDF do ściągnięcia, możesz go wydrukować i uzupełnić zgodnie z tym, jak chcesz, by wyglądał. Niech Ci pomoże realizować cele. Jeśli masz też inne pomysły, zachęcam Cię do stworzenia własnego kontraktu.

Nawiązując do Dnia Kobiet, niech to będzie moment, w którym przestaniesz gonić czas i zaczniesz dobrze planować. Tego dnia rusza przedsprzedaż książki Pani Swojego Czasu. Ja czekam na nią z niecierpliwością i to będzie dla mnie świetny prezent. Zdecydowanie wolę książkę od kwiatków. Link do strony książki jest tutaj. Polecam ją z pełnym przekonaniem, że Tobie też pomoże.
Jeśli tak jak ja, prowadzisz firmę, napisz w komentarzu, co sprawia Ci największy problem. Pozdrawiam Cię.
Karolina

Czytaj więcej »

Czy można zwariować, pracując w domu?

Dziś piątek. Za chwilę weekend i szczęśliwcy, których praca odbywa się od poniedziałku do piątku mogą cieszyć się wolnym weekendem. A ci, którzy mają własną firmę... no cóż. Niekoniecznie.
Do napisania tego postu zainspirowała mnie pewna grafika z internetu. Z jednej strony jest zabawna, a z drugiej, niestety, pokazuje ziarenko prawdy. Ale takie duże ziarno. Zresztą, zerknijcie, a ja zaraz Wam wytłumaczę, dlaczego musiałam o tym napisać.

Po chwili śmiechu (zwłaszcza, gdy się przeczyta wszystkie napisy), nachodzi myśl "Ja też tak mam". O dziwo, w dużym mierze właśnie tak częściej pracują kobiety, bo mężczyzna po prostu się wyłącza na zasadzie "nie ma mnie dla nikogo (w domu rzecz jasna)". Może nie we wszystkich aspektach tak jest ale jednak. Po kolei:

• START PRACY- Wariant 1- gdy pracujesz u siebie, a do tego jesteś pedantem lub po prostu osobą, która nienawidzi bałaganu i bajzlu dookoła, zanim weźmiesz się do pracy, musisz rano ogarnąć dom. Nawet chociaż tylko podłogi odkurzyć. Wyciągnąć naczynia ze zmywarki... i robi się dość późno. Albo wariant 2- cały dzień biegasz z dziećmi, zakupy itd. i do pracy siadasz późnym wieczorem, gdy dzieci pójdą spać. I kończysz grubo po północy. Znajome?
• OBIAD- żeby nie marnować czasu, gotujesz jeden obiad na kilka dni, albo, jeśli dzieciaki jedzą w szkole czy przedszkolu, a mąż dzwoni, że w pracy musi dłużej posiedzieć, olewasz obiad i zjadasz coś na szybko. Płatki, jogurcik, zagryzasz bananem, kawa i zasuwasz dalej do pracy. 
• HIGIENA- kto z nas nigdy nie odpuścił mycia i układania włosów, gdy wiedział, że dziś nie musi wychodzić z domu, nie ma spotkań, a musi nadgonić robotę?
• TA SAMA KOSZULKA ALBO UNIFORM DO PRACY- dwa dni w tej samej bluzie to chyba nie grzech. A nawet jeśli zawsze zakładamy to samo (no przecież pierzemy), to kogo to obchodzi, że zazwyczaj w pracy nosimy te same ciuchy? U mnie wielkim problemem są kłaczki, które fruwają po całej pracowni, gdy tylko kroję minky. Jedyne spodnie, z których łatwo je strzepnąć, to dres do fitnesu. Jest ze śliskiej tkaniny, więc kłaczki się nie przyklejają. Jeansy łapią każdy jeden włosek. Dlatego u mnie uniform dresowy-wskazany. Inaczej przenoszę kłaczki na całą powierzchnię domu. 
• BIURKO DO PRACY I WSPÓŁPRACOWNICY- mam swoje biurko i komputer. Ale... gdy siadam  przy nim w dzień, kiedy dzieci są w domu, od razu przybiegają. "Mama daj porysować w paintcie!", "Mama pokaż kotki na youtubie" i tak dalej. W końcu odpuszczam, daję im posiedzieć chwilę i pooglądać, a ja z laptopem na kanapie, robię na szybko zamówienia albo wypisuję faktury. A na kanapie zaraz zjawia się kot i chodzi po klawiaturze. Tak naprawdę rzadko jesteśmy sami, bo sam fakt bycia w domu, często domownicy odbierają jako sygnał "Jestem do dyspozycji".
• WYALIENOWANIE- na szczęście nie zapomniałam, jak się z ludźmi rozmawia. Nie zmienia to faktu, że czasem mam wrażenie, że więcej do nich piszę lub rozmawiam przez telefon, niż na żywo. Zwłaszcza, jeśli się nie ma współpracownika. To jest chyba największy minus pracy w domu, gdy praca cześciej wymaga wielogodzinnego siedzenia przy biurku, niż spotkań z ludźmi. 

Jednakże, żeby nie było, że praca w domu ma więcej minusów, kilka plusów tego stanu rzeczy.

• WYZNACZASZ SWOJE GODZINY PRACY- pracujesz wtedy kiedy chcesz. Albo w niesprzyjających okolicznościach (gdy masz w domu chore dziecko), pracujesz wtedy, kiedy możesz, ale mimo wszystko coś robisz. Czasem są to także weekendy, ale możesz w zamian za to zrobić sobie dzień wolny w tygodniu. Zdarza mi się, że więcej pracuję w weekendy, ale dzięki temu mam czas i na przedstawienia szkolne, urodzinki u kolegów i dodatkowe zajęcia dla dzieci. A gdy jestem zmęczona, po prostu robię sobie dzień wolny. W końcu przecież mogę go odpracować wieczorem albo w weekend.
• NIE MUSZĘ SIĘ PRZEJMOWAĆ WYGLĄDEM- tak, ja wiem, że część z Was nawet w domu szykuje się do pracy. Ma to swoje uzasadnienie zwłaszcza u freelancerów, którzy przeplatają spotkania z pracą przy komputerze. Dzięki temu, domownicy też wiedzą, że mama jest w pracy. Ja jednak mam ten komfort, że wiele moich dni polega na projektowaniu i szyciu, a wtedy dresowy uniform, wierzcie mi, jest najpraktyczniejszy. I jak łatwo wyskoczyć na pół godzinki przerwy pobiegać.
• SPĘDZAM DUŻO CZASU W DOMU- mogę sobie podzielić pracę na dom i prowadzenie biznesu. Gdy nie mam czasu na dom, nie sprzątam, albo robię codziennie coś, na co poświęcam np. 15-30 minut. Gdy natomiast uporam się z zamówieniami i zleceniami przed czasem, mam kilka chwil więcej na dom.

A jak to wygląda u Was? Napiszcie koniecznie, co dla Was jest wadą a co zaletą pracy w domu. 

Czytaj więcej »